Chaque paiement avec des documents clairs
Découvrez les documents à préparer avant de payer et ceux que vous recevrez ensuite. Leur composition dépend du bénéficiaire, du motif et du mode de règlement.
- Contrat et rapport pour chaque opération
- Taux et commission fixés avant le paiement
- Gestionnaire personnel sur Telegram et WhatsApp
- Vérification du bénéficiaire avant l'envoi
Trois étapes pour une opération
- Premier devisPays, montant, devise et motif. Des coordonnées suffisent pour un rappel.
- Avant le paiementPièces des parties, fondement du paiement, vérification des coordonnées et contrat de mandat.
- Après l'exécutionRapport du mandataire, attestation et confirmation du canal de paiement utilisé.
Ce qu'il faut préparer
Pour l'entreprise
- Informations d'immatriculation et coordonnées bancaires.
- Informations sur le représentant et ses pouvoirs.
- Informations sur les propriétaires et l'origine des fonds, si nécessaires aux vérifications.
Pour l'opération
- Facture, contrat, spécification des marchandises ou description du service.
- Coordonnées convenues du bénéficiaire et de la banque.
- Conditions d'acceptation d'un paiement par mandataire et exigences de confirmation.
Vos documents pour l'opération
Le rôle de chaque document doit être clair pour vous comme pour votre comptable.
- Contrat de mandatDécrit le mandat, le bénéficiaire, le montant, le taux, la commission et les conditions d'exécution.
- Rapport du mandataireRelie le mandat exécuté au montant, à la devise et au bénéficiaire du paiement.
- Attestation de prestationConfirme le service fourni dans le périmètre convenu.
- Confirmation de paiementIndique les détails et le statut de l'opération dans le canal utilisé.
Le justificatif dépend du mode de paiement
| Opération | Points à vérifier |
|---|---|
| Virement bancaire | Justificatif de paiement et statut disponible. L'envoi et le crédit au bénéficiaire sont des étapes distinctes. |
| Remise d'espèces | Confirmation du montant, de la devise et de la réception effective des espèces. |
| Règlement avec cryptomonnaie | Réseau, actif, montant et identifiant de transaction. Si le fournisseur reçoit une monnaie fiduciaire, il faut aussi un justificatif pour cette partie du règlement. |
Associez votre comptable avant de payer
Convenez à l'avance des noms des parties, devises, fondement et pièces de clôture. La comptabilité en devises, la fiscalité ou la douane peuvent nécessiter d'autres renseignements.
Les pièces de paiement ne remplacent pas les documents d'importation, de qualité ou d'exécution du contrat de fourniture. Ces exigences dépendent de votre juridiction et de l'opération.
Lire une confirmation de paiement
SWIFT distingue la confirmation du crédit de l'envoi du paiement. Le format du document et le statut disponible dépendent des banques participantes.
Transmission des documents
Laissez vos coordonnées dans le formulaire. Le gestionnaire précisera la liste et conviendra d'un mode de transmission. Ne téléversez ni passeport, ni coordonnées bancaires, ni documents clients dans le formulaire de rappel.
Une liste adaptée à votre demande
Laissez vos coordonnées et discutez avec le gestionnaire du paiement et des exigences de votre comptabilité.
Questions et réponses
Puis-je recevoir un projet de contrat avant de payer ?
Demandez au gestionnaire un projet adapté à votre opération. Parties, mandat, coût et conditions doivent être convenus avant tout versement.
Les documents conviennent-ils à toutes les banques ?
Les exigences diffèrent. Avant le paiement, convenez des pièces avec votre banque et votre comptable, puis transmettez au gestionnaire les demandes supplémentaires.
Fournissez-vous un justificatif SWIFT pour chaque opération ?
Non. La confirmation correspond au mode de paiement utilisé. Les espèces ou les opérations hors SWIFT nécessitent un autre document.
Faudra-t-il justifier l'origine des fonds ?
Si nécessaire, nous demanderons des pièces adaptées à votre situation : contrat de vente, justificatifs de revenus ou comptes de société, par exemple. La liste précise résulte de l'examen.