Jede Zahlung mit nachvollziehbaren Unterlagen
Erfahren Sie, was vor der Zahlung nötig ist und was Sie danach erhalten. Die Unterlagen richten sich nach Empfänger, Verwendungszweck und Zahlungsart.
- Vertrag und Bericht zu jeder Transaktion
- Kurs und Provision werden vor der Zahlung festgelegt
- Persönlicher Manager in Telegram und WhatsApp
- Prüfung des Empfängers vor dem Versand
Drei Phasen eines Vorgangs
- Erste BerechnungLand, Betrag, Währung und Zweck. Für einen Rückruf genügen Kontaktdaten.
- Vor der ZahlungUnterlagen der Parteien, Zahlungsgrundlage, Prüfung der Bankdaten und Geschäftsbesorgungsvertrag.
- Nach der AusführungAbrechnungsbericht, Leistungsbestätigung und Nachweis des genutzten Zahlungswegs.
Was Sie vorbereiten sollten
Vom Unternehmen
- Registrierungsangaben und Bankverbindung.
- Angaben zum Vertreter und zu seiner Vollmacht.
- Angaben zu Eigentümern und Mittelherkunft, soweit für die Prüfung erforderlich.
Zum Geschäft
- Rechnung, Vertrag und Warenspezifikation oder Leistungsbeschreibung.
- Abgestimmte Angaben zu Empfänger und Bank.
- Bedingungen für die Annahme einer Zahlung durch einen Beauftragten und Anforderungen an den Nachweis.
Ihre Unterlagen zum Vorgang
Der Zweck jedes Dokuments sollte Ihnen und Ihrer Buchhaltung verständlich sein.
- GeschäftsbesorgungsvertragBeschreibt Auftrag, Empfänger, Betrag, Wechselkurs, Gebühr und Ausführungsbedingungen.
- AbrechnungsberichtOrdnet den ausgeführten Auftrag dem Zahlungsbetrag, der Währung und dem Empfänger zu.
- LeistungsbestätigungBestätigt die vereinbarungsgemäß erbrachte Dienstleistung.
- ZahlungsbelegZeigt Angaben und Status des Vorgangs im genutzten Zahlungsweg.
Der Nachweis hängt von der Zahlungsart ab
| Vorgang | Was zu prüfen ist |
|---|---|
| Banküberweisung | Zahlungsbeleg und verfügbarer Status. Versand und Gutschrift beim Empfänger sind unterschiedliche Phasen. |
| Bargeldauszahlung | Bestätigung von Betrag, Währung und tatsächlichem Bargeldempfang. |
| Zahlung mit Kryptowährung | Netzwerk, Asset, Betrag und Transaktionskennung. Erhält der Lieferant Fiatgeld, ist auch für diesen Teil der Abwicklung ein Beleg nötig. |
Binden Sie die Buchhaltung vor der Zahlung ein
Stimmen Sie Firmennamen, Währungen, Zahlungsgrundlage und Abschlussunterlagen vorher ab. Für Fremdwährungsbuchhaltung, Steuern oder Zoll können weitere Angaben nötig sein.
Zahlungsunterlagen ersetzen keine Einfuhr-, Qualitäts- oder Liefervertragsnachweise. Solche Anforderungen richten sich nach Ihrer Rechtsordnung und dem Geschäft.
Einen Zahlungsbeleg richtig lesen
SWIFT beschreibt die Gutschriftbestätigung getrennt vom Versand einer Zahlung. Dokumentformat und verfügbarer Status hängen von den beteiligten Banken ab.
Unterlagen übermitteln
Hinterlassen Sie Ihre Kontaktdaten im Formular. Ihr Ansprechpartner klärt die Liste und vereinbart den Übermittlungsweg. Laden Sie keine Pässe, Bankdaten oder Kundenunterlagen in das Rückrufformular hoch.
Eine Liste für Ihren Vorgang
Hinterlassen Sie Ihre Kontaktdaten und besprechen Sie Zahlung und Buchhaltungsanforderungen mit Ihrem Ansprechpartner.
Fragen und Antworten
Kann ich vor der Zahlung einen Vertragsentwurf erhalten?
Bitten Sie Ihren Ansprechpartner um einen Entwurf für Ihren Vorgang. Parteien, Auftrag, Kosten und Bedingungen müssen vor der Einzahlung abgestimmt sein.
Akzeptiert jede Bank diese Unterlagen?
Die Anforderungen unterscheiden sich. Stimmen Sie die Unterlagen vor der Zahlung mit Bank und Buchhaltung ab und geben Sie zusätzliche Anforderungen an Ihren Ansprechpartner weiter.
Erhalte ich für jeden Vorgang einen SWIFT-Beleg?
Nein. Der Nachweis entspricht der genutzten Zahlungsart. Für Bargeld oder Vorgänge außerhalb von SWIFT ist ein anderer Beleg erforderlich.
Muss ich die Mittelherkunft belegen?
Bei Bedarf fordern wir passende Unterlagen an, etwa Kaufverträge, Einkommensnachweise oder Unternehmensabschlüsse. Die genaue Liste ergibt sich bei der Prüfung.